Dienst Regelingen

Verslag NiN expertsessie Dienst Regelingen Assen

12 mei 2011 -> ongeveer 20 deelnemers.

In een stoomsessie kennis maken met de ‘hoge druk techniek’ die toegepast wordt bij het innovatieproces.

De tijd was eigenlijk te kort om een goed beeld te krijgen van de innovatieve aanpak bij veranderingen. Maar de tijdsdruk was ook wel weer illustratief voor de werkwijze, dat is nl een soort hogedrukpan: Zet een clubje mensen bij elkaar vanuit verschilleden disciplines en laat ze in korte tijd samen een vraagstuk oplossen. Dat is de gedachte en het resultaat blijkt verrassend.

De aftrap werd gedaan door Thijs Teisman, manager proces- en informatiemanagement a.i, met een algemene introductie over de Dienst Regelingen en een toelichting op de uitdagingen waar ze sinds de fusie met andere overheidsdiensten voor staan. Vernieuwing is hard nodig, het verbeteren van bestaande processen is onvoldoende. Johann Schreurs schetste vervolgens als informatiearchitect het ontstaan en belang van de nieuwe aanpak. Deze is gebaseerd op de agile scrum (software ontwikkel)methode waarbij de oplevering in korte sprints plaats vindt. In het ‘DR Lab’ wordt eveneens met sprints gewerkt, telkens in een cyclus van drie weken. Deelnemers voor het Lab worden per vraagstuk uit de hele organisatie gerekruteerd. De tijdelijke multidisciplinaire teams werken intensief en gestructureerd samen.

Dat de aanpak behalve succesvolle implementaties ook enthousiaste medewerkers en efficiencywinst oplevert, maakte Berend van Duijvenvoorde (projectmanager, trekker en inspirator) duidelijk in zijn presentatie. De aanvankelijk scepsis bij managers om hiervoor personeel ‘uit te lenen’, heeft inmiddels plaats gemaakt voor enthousiasme. Je hoort er eigenlijk niet bij als je niet je aandeel levert. Medewerkers komen tot bloei en dat is goed voor mens én organisatie.

Jorinde Kruijsdijk, een van de enthousiaste Lab medewerkers, nam ons vervolgens mee in de uitleg van de opdracht waar wij ons mochten storten.

Ter plekke hebben we in vier groepen Timebox sessies uitgevoerd. In 3 keer tien minuten met een ‘probleem’ aan de slag. De eerste tien minuten alleen het probleem verkennen, de volgende 10 minuten zijn voor het aandragen van oplossingen en de laatst 10 minuten voor het bedenken van de manier waarop de oplossing gepresenteerd moet worden. En voor die presentatie was in dit geval één minuut per groepje beschikbaar. Een levendige afsluiting van een intensieve middag die veel positieve reacties heeft opgeleverd.

Kijk bij NiNBeeld voor de foto’s.