Verslag NiN Expertsessie Community Management

Het NiN was op 3 oktober de allereerste officiële gast van de nieuwe Seats2meet (S2M) locatie in Groningen. Om ons heen werd nog druk gewerkt aan de inrichting terwijl Tjerk van Dijk, initiator van S2M050, ons met gepaste trots door het gebouw leidde. Enkele ruimtes worden vernoemd naar en ingericht in de sfeer van bepaalde stadswijken. De variatie die hierdoor ontstaat wordt extra versterkt door verschillen in omvang, functie en faciliteiten. De brainstormruimte (Euroborg) kent bijvoorbeeld alleen staplaatsen met een flipover. Afgesloten vergaderzalen zijn er ook, evenals losse werkplekken voor ZZP-ers.

Centraal punt: stimuleer gesprekken

Het belangrijkste blijkt echter de koffiecorner, het centrale punt in de ruimte. Er is fors geïnvesteerd in de koffiemachine die in kwalitatief hoogwaardige koffie voorziet. En dat kost tijd. Maar dat is juist de bedoeling want dan moet je wachten en dat leidt dan vanzelf tot gesprekken bij de koffieautomaat. Want daar gebeurt het, zoals we allen weten, en het concept S2M maakt daar dankbaar gebruik van.

Sociaal en monetair kapitaal

Tjerk legt uit dat je op twee manieren kunt betalen voor het gebruik van de ruimten: sociaal en monetair. Dat laatste, het echte geld, is nodig om financieel gezond te opereren. Het eerste aspect is voor het S2M concept echter minstens zo belangrijk omdat dit aansluit bij de gedachte dat kennisdelen verrijkend is. Je kunt dus ‘gratis’ gebruik maken van werkruimtes, mits je bereid bent je kennis te delen met andere gebruikers. Zo heeft het meerwaarde voor alle partijen.

Community Management

Het NiN heeft dankbaar van de S2M gastvrijheid gebruik gemaakt om kennis te delen over Community Management. Koen Wemmenhove van Malengo hield voor de bijna 30 deelnemers een inleiding over het managen van digitale communities zoals intern bijvoorbeeld een social intranet. Het nieuwe intranet is interactiever. Om succesvol te zijn is een community manager nodig die een aanjaagfunctie heeft en processen stuurt. De rol en inzet van de community manager varieert al naar gelang de fase waarin het intranet verkeert. Voor openbare online communities bestaat de regel (van Nielsen) 90/9/1 waarbij 1% actief een discussie start, 9% reageert en 90% alleen kijkt.

Communities ‘plotten’

Aan de hand van voorbeelden weet Koen een aantal bestaande communities te ‘plotten’, zoals hij dat noemt, op een horizontale en verticale as met als uitersten extern dan wel intern gericht en de focus op beheersing dan wel verandering. Een voorbeeld van een extern, op beheersing gericht platform is het Vivaforum, het moet gezellig blijven. Extern en op verandering gericht kan een burgerparticipatie site zijn, hier wil je iets bereiken. Bij de combinatie intern – beheersing kun je denken aan Yammer. Bij intern en gericht op vernieuwing kun je denken aan het starten van een discussie ‘hoe om te gaan met de decentralisatie’. Vervolgens krijgen we inzicht in de vijf fasen van community, te weten: concept, start, groei, volwassen, keuzes maken.

Discussie

Discussie is er volop, onder andere over de vraag hoe je ervoor zorgt om mensen / collega’s te motiveren actief mee te doen. Ook daar heeft Koen tips voor, zoals: rekening houden met de verwachtingen, snel reageren op bijdragen, zorgen voor erkenning en voorkomen van oordelen (door leidinggevenden) en natuurlijk zorgen dat de structuur helder is en de techniek deugt.

Casus

Dan volgt een casus waarbij in groepjes nagedacht kan worden over de opzet van een community. De casus is ingebracht door een van de deelnemers en levert ‘gratis’ nuttige tips op. Maar uiteraard gaat eenieder na deze middag verrijkt naar huis; geïnspireerd en voorzien van een starterskit “In 7 stappen naar een succesvol social intranet”.

De afsluitende borrel met heerlijke hapjes van S2M050 smaken naar meer!

De foto’s van de sessie staan gepubliceerd onder NiNbeeld.

Lieke de Veer,

bestuurslid NiN