bestuurBedrijfsbezoek Reisswolf secret service

Dat het er in zekere zin geheimzinnig aan toe gaat bij Reisswolf is niet verbazingwekkend als je de ondertitel leest: secret. service. Het is niet geheim wát ze doen, maar de handelswaar zelf is veelal wel geheim. En als je service verleent op het gebied van vertrouwelijke documenten en gegevens, en je wilt daar goed in zijn, dan kan het niet anders dan dat zorgvuldigheid en veiligheid voorop staan. De bedrijfsprocessen zijn volledig ISO gecertifieerd. Duurzaamheid en Maatschappelijk Ondernemen zijn eveneens belangrijke waarden voor Reisswolf en ook dat wordt met verve uitgedragen.

Door ons als bezoekers gelden strikte regels. Bij binnenkomst mag je een verklaring ondertekenen waarmee je belooft geen gegevens naar buiten te brengen. We mogen uitsluitend in een knalgeel veiligheidsvest het terrein over. Fotograferen of filmen is buiten de ontvangstruimte niet toegestaan. Het is zelfs andersom: wij worden gefilmd tijdens de rondleiding en dus in de gaten gehouden. Het filmpje wordt ongetwijfeld conform de norm na x maanden veilig vernietigd.

Door deze maatregelen word je bijna nóg nieuwsgieriger naar de werkwijze van de opslag en vernietiging van documenten. Directeur Freerk Potze kan er boeiend over vertellen en doet dat op een gepaste manier heel open. We hebben een aardig beeld gekregen van hoe de 40 km aan archiefmateriaal veilig opgeslagen en beheerd wordt. We hebben gezien hoe enorme bulten ter vernietiging aangeboden documenten door een reuze versnipperaar gaan en in geperste balen de tent verlaten als grondstof voor hygiëne papier. De neiging om hier toch een plaatje van te schieten was heel groot. Bergen papier in deze omvang kom je niet vaak tegen.

De digitale component van de organisatie bevindt zich in Winschoten en was daardoor minder zichtbaar voor ons. In de discussie was het echter wel het belangrijkste thema. Want is er in 2020 nog wel een postkamer met fysieke poststromen? Waar moet je als organisatie op inzetten als het om de toekomst gaat? De crisis is voor Reisswolf onverwacht gunstig geweest. Door het krimpen van bedrijven is de opslag van het archief in veel gevallen uitbesteed omdat de vierkante meters in het eigen pand veel duurder bleken. Of er kon bespaard worden door het digitaliseren van poststukken uit te besteden. Maar wat brengt de toekomst? Wie het weet mag het zeggen. Genoeg stof voor een levendige discussie.

Lieke de Veer

bestuurslid NiN

Informatie over de activiteiten van Reisswolf, data- & archiefvernietiging, archiefopslag en digitalisering, is te vinden op de website.