Levendige bijeenkomst bij Groningen Seaports

– donderdag 26 januari 2012 –

Met ruim 50 aanwezigen was de opkomst hoger dan we verwacht hadden. Wie de moeite heeft genomen naar deze uithoek af te reizen en de hevige wind heeft doorstaan, zal zeker niet teleurgesteld zijn. Een gastvrij onthaal en een boeiend programma zorgden ervoor dat de middag in de Eemshaven voorbij is gevlogen.

Geschiedenis in vogelvlucht

Marjolein Zwerver (Manager Marketing) gaf een presentatie over de ontstaansgeschiedenis van de Eemshaven en de haven van Delfzijl. Waar aanvankelijk zout, soda en chloor voor de belangrijkste omzet zorgde, verschuift dat nu naar alles wat met energie te maken heeft. 38% van de Nederlandse energie zal straks via de Eemshaven gaan. Dat verklaart ook waarom het een aantrekkelijke vestigingsplaats is voor een datahotel. De Eemshaven wordt dan ook betiteld als ‘het stopcontact van Nederland’.

Voorzien van een 3D-bril konden we vanuit vogelvluchtperspectief het havengebied nader verkennen. Een virtuele rondleiding gebaseerd op een grote luchtfoto van de provincie Groningen. Alle in het gebied aanwezige gebouwen en objecten zijn hierin gemodelleerd om een zo werkelijk mogelijk beeld van huidige en toekomstige situaties te laten zien.

Veranderingen in het documentair informatiemanagement

Na een korte pauze gaf Karina Kwant-Bolwijn (Manager Documentair Informatiemanagement) inzage in het verandertraject bij de documentaire informatievoorziening. Bij haar aantreden in 2003 kreeg ze twee doelen mee: professionaliseren van de afdeling en digitaliseren van de documentenstroom. Dat betekende investeren in mensen door middel van training en coaching. Een veranderende rol, van intern op de eigen afdeling gericht naar een consulentschap voor andere afdelingen, zet je niet van de ene op de andere dag neer. Inmiddels wordt voor de digitale documentenstroom al een aantal jaren gewerkt met het pakket Corsa. Het scannen en registreren van de inkomende documenten is uitbesteed. Het aantal medewerkers is gelijk gebleven, de hoeveelheid te verwerken documenten verdubbeld.

Het geslaagde verandertraject heeft ertoe geleid dat de afdeling DIV van een onderafdeling bij Facilitaire zaken gewijzigd is in een zelfstandige unit DIM.

Open Space methode

Tijd voor actie. Het gaat tenslotte om kennis halen en brengen bij een NiN-bijeenkomst. De Open Space methode past daar perfect bij. Dit is geïnspireerd op het succes van de koffiepauze. Dan praat je waarover je wilt praten en zolang het zinvol is. Open Space maakt gebruik van dat mechanisme. Idee is dat je over een onderwerp mee praat zolang het je boeit of inspireert. Is dat niet meer het geval dan verplaats je je naar het volgende gesprek.

In dit geval hadden de deelnemers de keuze uit vijf stellingen die met de presentatie van Karian te maken hadden. Zoals: Veranderingen doorvoeren moet je zo snel mogelijk doen en Volledig digitaal werken is utopie.

Deze methode heeft prima gewerkt: iedereen nam deel aan één of meer discussies en uit de plenaire terugkoppeling bleek dat de stellingen veel reacties opgeleverd hebben.

Borrel

De duurzame vishapjes bij de goed verzorgde afsluitende borrel mogen niet onvermeld blijven. Evenals een woord van dank aan Jan Anne Wieringa, werkzaam bij de afdeling DIM van Groningen Seaports, die het programma voor ons op touw gezet heeft.

Bekijk NiNbeeld voor de foto’s.

Meer info: www.groningen-seaports.com/